Een boek dat zichzelf tot doel stelt om de minimumbagage te beschrijven
voor elke business verantwoordelijke rond digitale transformatie, dat nodigt uit tot lectuur. Zeker omdat het geschreven is door 2 mensen waarvan ik weet dat ze gepokt en gemazeld zijn in het onderwerp. Dat lezen spreidde niet op 3 weken tijd, maar eerder
over 3 maanden. Niet dat het boek niet boeit, integendeel, maar het zet
soms aan tot reflectie. Het is geen roman, dus die uitnodiging tot reflectie is een compliment voor de
auteurs.
Als ik de 300 pagina’s moet samenvatten in een paar take-aways zijn het
de volgende:
- Elk digitaal
project staat of valt met een goede basis en dat is een duidelijke richting door
de ambitie duidelijk te formuleren en te expliciteren welke jobs/activiteiten ondersteund
zullen worden.
- De ambitie
realiseren vraagt een traject dat opgesplitst wordt in verschillende, behapbare projecten. Bij elke nieuwe stap in het traject is er
reflectie nodig over eventuele bijsturing.
- Digitale transformatie draait om mensen en om heldere communicatie. Het einddoel en meetcriterium is
niet een gerealiseerd project, maar wel een geadopteerde oplossing door de gebruiker. De mens als
gebruiker is dus het belangrijkste ijkpunt. Maar ook de competenties van de mensen in het projectteam zijn bepalend voor succes. Communicatie is het bindmiddel om iedereen mee te krijgen en te houden.
Maar slechts 3 take-aways doet echt wel afbreuk aan de rijkdom van het boek, dus toch maar een ruimere samenvatting en reflectie in wat volgt.
Het boek maakt om te beginnen een onderscheid tussen trajecten, geënt op een
visie over langere termijn, en projecten als set van activiteiten op
korte termijn. Dit maakt meteen duidelijk hoe belangrijk het is om terminologie te delen, want veel woorden hebben veel betekenissen naargelang de betekenisgever. Deze definitie van traject en project aligneert in elk geval mooi met de definitie die we binnen VLAIO Team
Bedrijfstrajecten zelf hanteren: we willen een partner zijn voor ambitieuze
bedrijven doorheen hun groeitraject, waarbij we die groei ondersteunen door ze te
helpen om concrete projecten te realiseren. Herkenning in het begin van een boek is altijd een fijn begin.
De ‘waarom’ van het project wordt vastgelegd in een ambitiefiche. Een
ambitie is een operationeel doel binnen je strategie die je op een relatief
korte termijn kan waarmaken, liefst meetbaar al betekent dit niet noodzakelijk altijd een kwantitatieve meetstaf. Het kan bijvoorbeeld ook een na te streven trend zijn. Een ambitie kan zich
richten op het versterken van de bestaande business door de operationele
efficiënte te verhogen of de klantenervaring te verbeteren. Ze kan zich ook
richten op het ontwikkelen van een andere business door de waardeketen of het
ecosysteem te veranderen of het gehanteerde business model.
Hefboomjobs maken de
ambitie concreter. Het zijn de jobs die je digitaal wil ondersteunen die
bijdragen aan het realiseren van de ambitie: de situatie (wanneer), het objectief
(dan wil ik) en het verwachte effect (zodat).
IT bollebozen zullen al sneller spreker over use cases, maar in the end
draait het om iets dat je wil doen. Focus
is hier belangrijk. Kom je aan 20 hefboomjobs, dan moet je de ambitie mogelijk gaan
opknippen. Om tot de kritische hefboomjobs te komen, is de ‘vijfmaal waarom’ techniek nog
steeds een aanrader. Door iedereen bekend, door weinigen echt gebruikt. Leadgebruikers
identificeren voor nieuwe diensten als ambitie vertaalt zich bv. in een
hefboomjob als ‘adviseurs borgen diensten gerelateerde informatie die ze over
klantennoden oppikken’. Een herkenbare context is nooit veraf.
Naast de ambitie (het waarom) en de hefboomjobs (het wat), geven investeringen
vorm aan het hoe. Hoe kunnen we bv. de adviseur helpen om in een klantencontact
het volledige potentieel van begeleiding in kaart te brengen? Investeringen hebben betrekking op data of op
functionaliteit met ook weer ruimte voor verbeteren van processen die er zijn
versus het ontwikkelen van nieuwe processen. Een investering formuleren we als
een systeem, de oplossing, applicatie… met als werkwoord de ondersteuning die
het biedt, bv. ‘het dashboard toont een overzicht per klant’.
De ambitiefiche stelt de samenhang voor tussen de ambities, de
hefboomjobs en de investeringen. Maar ze beperkt zich tot één project en geeft
geen invulling aan het ganse traject. Daar komt de ambitielijn aan
tegemoet. Ze stelt een opeenvolging van transformatiestappen (vertaalbaar in
projecten) voor, waarbij het ambitieniveau oploopt in de tijd. Een traject loopt
over meerdere jaren. Belangrijk daarbij is dat elke halte in het traject een
bruikbaar resultaat oplevert en inzichten om het vervolg van het traject bij te
sturen. Waar een ambitiefiche concreet is, mag een traject vaag blijven met
ruimte voor dromen en bijsturing.
Een voorbeeld van een ambitielijn die ons als VLAIO Team
Bedrijfstrajecten niet onbekend is, is die van Customer Success Management. We zijn al lang geleden gestart met klantenbevragingen
die digitaal verwerkt worden. Een volgende stap was een poging om vanuit gebruikersdata (welke klant gebruikt welke dienst in welke context, waarbij context
in het experiment werd herleid tot maturiteit van de business case) inzichten op te bouwen. Dat was niet echt succesvol. Een reden was zeker dat we
bepaalde contextuele data misten om echt inzicht te krijgen wanneer een bedrijf
klaar is voor een diepgaander traject dat de initiële vraag overstijgt. Dat
maakt dat we wat vastliepen om een derde stap te zetten om bij nieuwe klanten richting adviseurs aanbevelingen te doen
over mogelijke nuttige diensten. Even pas op de plaats maken zoals de Nederlanders het mooi verwoorden is in een transformatietraject soms ook wel aan de orde.
Het succes van een digitaal project hangt finaal af van de finale adoptie
(effectief gebruiken van de oplossing) en retentie (blijven gebruiken).
Transformatieprojecten vechten per definitie tegen een hardnekkige tegenstander,
namelijk de inertie van een organisatie. Een transformatietraject is een
designtraject. Vaak falen ze omdat ze opgezet worden als een engineeringtraject.
Dat betekent dat ook voldoende resources moeten uitgetrokken worden om de
eindgebruikers in het project te betrekken. Te vaak worden projecten opgeleverd, waarbij ownership
ontbreekt over adoptie en het bijhorende change traject. Een teveel aan
projecten kan ook veel effect hebben op de doorlooptijd. Een gulden regel is
dat vanaf 80% bezettingsgraad op een kritische asset de doorlooptijd verdubbelt
bij elke verdere halvering van de reservecapaciteit (dus verdubbeling van 20% naar
10% reservecapaciteit, nog eens van 10% naar 5%,…). Vuistregel
in QRM is dus om op kritische resources 10 à 20% reserve in te bouwen.
Een goed afgebakend speelveld geeft duidelijkheid over het designdoel
en de designruimte. Er zijn in organisaties no-gozones op basis van de IT
strategie (bv. keuze tussen eigen servers en cloud), gegevenssystemen die niet
mogen geïmpacteerd worden en ongeschreven regels en legacy systemen (schaduwapplicaties
zijn nooit veraf).
De ROI berekening van een transformatieproject vraagt het
duidelijk in kaart brengen van haar impact op niveau van marge & loyaliteit
(directe euro’s), gemak & comfort (indirecte euro’s) en risicomanagement
(risico’s & fouten). Daar tegenover
staan ontwikkelingskosten, adoptiekosten en transformatiekosten. Die laatste ontstaat
door mogelijke onrust en overgangsproblemen. Adoptie en transformatiekosten
maken vaak meer dan de helft van de kosten uit.
We zijn nog niet helemaal door de transformatieterminologie. Een roadmap
is een voorstelling van het project waarin tijdstip en prioriteit van jobs en
investeringen aan bod komen. Ze is dynamisch en kan veranderen na elk nieuw
inzicht. Ze is in eerste instantie bedoeld om feedback te krijgen van de wereld
buiten het projectteam. Verhalen (epics) worde gebruikt om een project aanschouwelijk
te maken. Ze splitsen het project op in samenhangende delen, die elk op zich
communiceerbaar zijn, met een doorlooptijd van 2 à 6 maanden.
Het boek besteedt ook een hoofdstuk aan leiderschap met veel
nadruk op een organisatiecultuur die gericht is op impact, liefde en vertrouwen
en op de juist-cultuur, i.e. elk incident/spanning zien als een kans om te verbeteren
zonder naar schuldigen te zoeken. Een growth mindset dus. Dat vraagt
empathie en een nadruk op ‘the art of the possible’, door mee te denken en verantwoordelijkheid
te dragen voor beslissingen en niet enkel naast de kant te staan analyseren en becommentariëren. Een beetje digitaal inzicht is daarbij ook
aangewezen. Qua rollen maakt men een onderscheid tussen de Chief Digital
Officer die verantwoordelijk is voor het digitaal portfolio management (waarom
doe we dit?) en de IT manager (hoe mogen we dit (niet) doen).
Digitale transformatie is een complex (wicked) problem. In zo’n onzekere context is de mens het enige
ijkpunt. Het is een waarheid als een koe, die in veel maatschappelijke problemen aan de orde. Een waarheid die achter veel schrijftafels voor strategische (beleids)plannen wat uit het oog wordt verloren. De mens als gebruiker van de oplossing en de mens als lid van het
team. Er zijn weinig business boeken die dan niet tot de conclusie komen dat één
van de grote uitdagingen heldere communicatie is, en dat is hier niet
anders. Zoals George Bernard Shaw ooit zei: ‘The
single biggest problem in communication is the illusion that it has taken place.”
Qua herkenbaarheid kan dat tellen.
Een digitaal traject is een echte verhaalmarathon. Mensen zijn vaak niet
goed in staat om zich helder uit te drukken of correct te begrijpen wat anderen
willen zeggen. Dat kan te maken hebben met gebrek aan een gedeeld jargon, maar
evenzeer door het niet nemen van voldoende ruimte om van gedachten te wisselen.
Om verhalen behapbaar te maken worden ze opgeknipt in sprints van
maximum 4 weken. Het resultaat van de
sprint levert weer feedback van de doelgroep op die meegenomen wordt in de
sprint retrospectieve. Een boek over
digitale transformatie kan nu eenmaal niet zonder agile-methodieken. Mensen en
hun interactie gaan voor processen en hulpmiddelen, werkende software boven
allesomvattende documentatie, samenwerking met de klant boven contractonderhandelingen
en inspelen op verandering boven het volgen van een plan. Focus op waardecreatie
dus. De gebruiker centraal, tenzij er grondige aanpassingen nodig zijn aan
systemen om vooruit te geraken, de zogenaamde technical debt.
Geen digitale transformatie zonder gedeelde competenties in het
projectteam. Het boek stelt 8 teamcompetenties voorop, een set van vaardigheden
en inzichten, die alle teamleden tot op zeker basisniveau moeten beheersen. Daarnaast
kunnen teamleden specialiseren in complementaire vaardigheden.
- Op een
agile en exploratieve manier kunnen werken, beseffend dat alles wat we denken te weten over de gebruiker een
hypothese is
- De
gebruikerservaring ontwerpen met begrip van de jobs van die gebruikers wat een hoge mate van
empathie vraagt en vertrouwdheid met de principes van design thinking: luister
actief, definieer het probleem, genereer ideeën, maak een prototype en test de
oplossing. Hebben we onze inzichten gevalideerd en zijn we zeker dat de
oplossing niet enkel de groep van ‘early adopters’ aanspreekt maar ook de
anderen waar we op mikken
- De verandering
leiden en de organisatie transformeren waarbij de bedrijfscultuur langzaam evolueert en de medewerkers betrokken
worden in de adoptie van nieuwe tools en werkwijzen
- Nieuwe
business modellen verkennen, met
impact op de waardeketen of het ecosysteem (partijen die complementaire
producten en diensten aan de jouwe leveren). Dat impliceert een goed inzicht in
de vereiste partners om je dienst te doen slagen. Er bestaan daartoe trouwens
tools als de Ecosystem Pie Model die VLAIO bedrijfsadviseurs als hulpmiddel hanteren in het begeleiden van bedrijven met ambitie naar duurzame en digitale transformatie.
- Software
architectuur modulair opbouwen
door te streven naar low coupling en high cohesion, of anders gezegd:
wat samen verandert, hoort samen en voor de rest hoe minder afhankelijkheden,
hoe beter.
- Betrouwbare
en veerkrachtige processen en diensten realiseren waarbij aandacht voor cybersecurity essentieel
is voor het waarborgen van confidentialiteit, integriteit en beschikbaarheid. Dit
omvat het identificeren van risico’s, de nodige voorzorgsmaatregelen nemen, het
detecteren van incidenten, daarop reageren en herstelprocessen.
- De
werkvloer en/of het veld connecteren en transparant maken steeds gerelateerd aan de concrete job(s) die
we willen ondersteunen.
- Datagedreven
werken en nuttige inzichten opbouwen met het opzet data te capteren en er inzichten uit te genereren die de besluitvorming
ondersteunen en waarde helpen creëren. Dit omvat het vastleggen van
doelstellingen, data verzamelen en voorbereiden, data-exploratie om de
kwaliteit en waarde van de data in te schatten, data modelleren en analytics
methodes trainen en finaal het datamodel operationaliseren. De eerste 3 stappen
nemen het gros van de tijd in. Op vlak van analytics start het met het tonen
wat er gebeurt (beschrijvend), verklaren waarom het gebeurt (diagnostisch), voorspellen
wat zou kunnen gebeuren (predictief) tot aanbevelingen geven op basis van deze voorspelling (prescriptief). Data governance is in deze niet
vrijblijvend, i.e. over hoe data worden verzameld, opgeslagen, verwerkt en
verwijderd worden maak je best dwingende afspraken.
Een learning mindset vraagt naast de voornaamste functie ook ruimte
om andere tollen te verkennen zodat je in contact komt met andere nodige competenties
en vaardigheden. En rollen zijn er nogal wat bij digitale projecten: product
owner, technische lead en adoptie lead zijn essentieel. Job owners,
ontwikkelaars, specifieke experten en een growth manager zijn nodig afhankelijk
van het type project. Een goede praktijk blijft evenwel om projectteams niet groter te
maken dan 10 mensen conform de two-pizza-rule van Jeff Bezos, i.e. het team
moet kunnen eten van 2 grote pizza’s.
Er zitten nogal wat herkenbare zaken in het boek voor ons eigen traject
naar digitale transformatie. Veel elementen haken ook in op de governance
aanpak die Sociocracy3.0 vooropstelt, met ook veel nadruk op de waarom
(driver), het speelveld, een agile aanpak van projecten waarbij de jobs en dus
de eindgebruiker voor ogen wordt gehouden. Er zitten ook veel herkenbare
valkuilen in die me niet vreemd zijn. Worstelingen met verschillende
invullingen van terminologie, projecten die en parcours de route de link wat
verliezen met de oorspronkelijke waarom, de uitdagingen rond heldere
communicatie vanuit boodschapper en ontvanger,… De puntjes zijn veelzeggend
hier. Dit boek geeft een aantal handvaten om minstens beter te
proberen om die valkuilen te vermijden. Ook al geeft elke valkuil een
leermoment als organisatie, dat is nog geen reden om ze kost wat kost op te
zoeken uiteraard. Geen boek om weg te leggen na de eerste lectuur, maar wel om
even terug ter hand te nemen als je start met een nieuw traject of vastloopt binnen
een lopend…